13個模型和缺席電子郵件示例

選擇選項 激活的自動響應 並指定消息激活的開始日期. 通過檢查 最後一天, 自動響應將在選定的日期自動停用. 在為此目的提供的盒子中輸入缺席. 請注意，Gmail提供了許多用於塑造文本的選項.

在離開度假前寫一封缺席的電子郵件

您的辦公室很整潔，緊急文件捲曲，手提箱. 您即將去度假，所有同事都知道. 但是您是否想到警告其他員工，客戶和合作夥伴 ?

在離開漫長的幾週之前，為了預見誤解和可能的緊急情況，強烈建議您激活您郵箱的自動接聽機（或缺席經理）. 真正的專業品牌，這種形式不會被忽略.

但是如何做 ? 編程缺席電子郵件的程序是什麼 ? 我們解釋瞭如何在Gmail，Outlook和Windows 10上做出這一步驟.

準備明確的消息

缺席的信息必須簡潔明了. 目的是明確的：防止您缺席並指示您的回報日期. 如果您太長，信息將失去其有效性，因此沒有興趣. 在某些情況下，也可以提供同事的聯繫方式，以便在緊急情況下聯繫. 但是，更喜歡電子郵件而不是電話號碼：有關的人將不那麼干擾. 當然，應避免拼寫錯誤.

消息的示例

雙語版本

如果您在國際上工作，那麼您對提供消息的翻譯版本有很大的興趣.

Merci Pour投票電子郵件.

從[日期]到[日期]，我不在辦公室，無法訪問我的電子郵件.

我會盡快與您聯繫.

如果緊急情況，請通過電子郵件[xxx@xxxx與[xxxx]聯繫[xxxx].com].

個人風格

清晰而簡潔並不意味著要成為任何常規的. 根據您的活動和功能領域，尤其是與客戶打交道的情況，可以通過向產品點頭來播放創造力和輕巧的卡片：” 在我不在的情況下，請毫不猶豫地看看我們的Hellowork，Helloworklace和BDM網站. 然後，我們可以返回時交換. »»»

陷阱

無論如何，不​​要留下您的電話號碼. 即使您不是休假斷開連接的追隨者，並且您不時諮詢您的專業電子郵件，您的記者必須了解他們不應該等待假期的任何回報.

如何激活消息 ?

Gmail上的自動電子郵件

要激活自動響應功能，請單擊右上角的切換車輪，然後選擇 查看所有p芳香劑. 在“常規”選項卡中，左上角，直接轉到該部分 自動回复 （本節的最後一部分）.

選擇選項 激活的自動響應 並指定消息激活的開始日期. 通過檢查 最後一天, 自動響應將在選定的日期自動停用. 在為此目的提供的盒子中輸入缺席. 請注意，Gmail提供了許多用於塑造文本的選項.

如果您只想警告Gmail通訊簿中出現的通訊員，請選中該框 僅向我的聯繫人發送答案. 然後通過檢查 在頁面底部保存更改. 如果您沒有檢查盒子 最後一天, 要停用自動答錄機，只需返回選項卡並選擇選項 自動響應禁用.

Outlook上的自動電子郵件

首先，檢查您有一個交換帳戶. 為此，只需打開前景，然後檢查消息 “連接到Microsoft Exchange” 出現在您的州酒吧.

要激活自動響應功能，請單擊“選項卡” 文件, 然後單擊 自動響應. 對話框將打開，您只需要檢查 發送自動響應. 選項 開始時間 和 時間結束 允許您對您的自動消息約會僅在此期間發送.

然後在選項卡中輸入您的消息 在我的組織內部, 或者 除了我的組織 取決於您要發送自動響應的聯繫人. 通過單擊確定來驗證.

Windows 10上的自動電子郵件

在 郵件, 單擊在置換輪圖標的左下方. 在標籤中 設定 在右邊，單擊 自動響應. 如果在應用程序中配置了幾個帳戶，請選擇您在drop -down列表中感興趣的帳戶. 然後通過位置光標 禁用 有 活性. 在為此目的提供的盒子中輸入缺席.

通過檢查選項 僅向我的聯繫人發送答案, 您避免將自動消息發送到擴散列表. 當您從假期返回，停用您的缺席電子郵件，請記住重做同一操作.

圖片來源：Suteren Studio/Stock.Adobe.com

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13個模型和缺席電子郵件示例

根據Lifewire的說法，有62.86％的專業人員喜歡使用電子郵件進行專業目的進行交流. 如果我們將高管每天平均發送40封專業電子郵件的事實，顯然看來該電子郵件仍然是所有類型的公司中使用的主要通信方法.

但是，員工並非總是有可能快速回复他們收到的所有電子郵件. 他們去度假，可能生病或有其他承諾阻止他們回復電子郵件. 如果您無法響應電子郵件，則必須設置“辦公室缺席消息”（OOO，辭職）很重要.

什麼是缺席的信息 ?

缺席消息是自動響應，告訴發件人您不在工作站. 這意味著您不會像往常一樣快地閱讀或響應電子郵件. 它用於告知發件人以下重要事實：

1. 您不可用的模式

最常見的模式是：

• 年度/假期假

• 疾病

• 出局 – 站點培訓

• 專業活動（P. 前任. 沙龍或會議）

• 你從另一個地方工作

2. 當發件人希望回复時

提供現實的響應期對於建立發件人的期望至關重要. 如果您兩週不諮詢您的電子郵件，那麼指定它很重要. 另一方面，如果您準時諮詢電子郵件，請告訴發件人您的響應將比平常更長.

3. 您缺席和返回日期的持續時間

通常，這是特定日期. 但是，這並不總是可能的，特別是如果您要病假. 如果可能，請指示您缺席的開始日期.

4. 那

碰巧通過電子郵件請求是緊迫的，這就是為什麼您必須始終表明同事的聯繫方式可能會在您缺席的情況下提供幫助. 但是，請確保您的同事已提前通知.

要記住的其他點

缺席的信息必須是專業的，但是很親切. 他還可以指出其他同事是將電子郵件傳輸還是諮詢. 重新閱讀您的消息文本也是明智的，因為打字錯誤類似於缺乏專業精神.

另一方面，要真正有效，自動化的電子郵件響應必須始終使用專業語言 . 重要的是要記住，所有向您發送電子郵件的人都會看到它. 笑話，不適當或奇怪的評論不必是.

我們還建議您在缺席的消息中包括一個公司電子郵件簽名. 這將使您能夠呈現品牌，指示您的聯繫方式，讓您更專業的外觀，並最終突出營銷內容.

缺席消息模型

以下模型可用於各種情況. 只需將它們適應您的特定需求.

假期/假期的缺席消息模型

這是辦公室缺席辦公室最常見的例子，這通常是我們去度假前要做的最後一件事. 無需包含詳細信息，例如您去哪里以及是否出國. 最重要的一點是您在此期間不會回復電子郵件：

我感謝您的消息.

我目前不休假. 我將回到[日期]，在我缺席的情況下我將無法訪問我的電子郵件.

如果您的消息緊急，請聯繫以下地址或電話號碼：[電子郵件地址/電話號碼]可以幫助您. 否則，我一旦回來，我會盡快回答您.

我目前正在度假，我無法訪問我的電子郵件. 我將在[日期]回到辦公室.

在我不在的情況下，請在以下地址與[名稱]聯繫：[電子郵件地址]如果您的電子郵件需要立即處理.

病假的消息模型

不必向發件人提供過多的細節，但是重要的是要指定您將無法可用. 如果這是長期疾病，您可能無法指定退貨日期.

在這種情況下，請務必提供接管您不在的人的確切聯繫方式：

我目前正在病假，我將無法回復電子郵件.

我的返回辦公室安排在[估計日期].

請聯繫以下地址和電話號碼[電子郵件地址和電話號碼]，這將很樂意在我缺席的情況下為您提供幫助.

晚期響應模型

如果您在工作時無法輕易響應電子郵件，請在缺席的情況下清楚地表明. 這將有助於定義發件人的響應期望：

我感謝您的消息.

我目前缺席是因為[原因]. 我將在[日期]回到辦公室. 我會不時諮詢我的電子郵件，但我可能無法立即回答您.

如果您的消息緊急，請在以下地址或電話號碼上聯繫我/我的[大學/經理]，[聯繫人名稱]：[電子郵件地址/電話號碼]，這將為您提供幫助. 否則，當我返回時，我會回复您的電子郵件.

感謝您的電子郵件.

我目前正在[date]從[日期]到[date]. 我將有限地訪問我的電子郵件，這意味著我將無法回答您一段時間.

如果您需要緊急與我聯繫，請致電以下電話：[電話號碼].

感謝您的電子郵件.

我目前正在[place]參加/參加[活動的名稱]. 我將在有機會的時候立即回復電子郵件，但我的回答可能會花費一些時間.

如果您轉到[事件的名稱]，請隨時停止在我們的看台上[架子編號]，我們可以直接討論它.

假期的缺席模型

如果您的業務因公共假期而關閉，那麼您的大多數同事，甚至所有同事都無法正常工作. 因此，辦公室缺席的信息必須向發件人表明，他們不應該期望在您的業務重新開放之前得到答案.

我們建議您不要在答案中堅持太多公眾假期，因為並非所有托運人都希望聖誕快樂或喬伊斯復活節：

感謝您的電子郵件.

由於[假期]，我們的辦公室目前已關閉. 我們將回到[日期].

我返回後，我會盡快回答您.

內部響應模型在不存在的情況下

內部響應可以使用更非正式的語言，但不能太放鬆. 請記住，所有員工，包括管理成員，如果他們向您發送電子郵件，他們將能夠看到此自動響應：

我目前正在[假期/假期/年假]，但我會回到[日期].

如果您需要幫助，請直接將您的電子郵件發送給[名稱]，該電子郵件在我缺席的情況下照顧我/我/我的[工作量/接待盒/項目].

在緊急情況下，您可以向我發送一條消息到以下電話：[電話].

產假時缺席的消息模型

休產假和任何育兒假，通常涉及比通常的年假時間更長. 但是，您在此自動響應中使用的消息將相似：

感謝您的電子郵件. 從[日期]起. 我的返回辦公室定於[日期].

在此期間，我不會諮詢我的電子郵件.

在我不在的情況下，請通過以下地址或電話號碼聯繫[名稱]：[電子郵件地址/電話號碼]將能夠為您提供幫助.

潛在的潛在客戶的缺席模型和內容促進的模型

像電子郵件簽名一樣，缺席消息可用於生成潛在客戶並推廣新內容. 您可以輕鬆地添加一兩個句子，並呼籲採取特定行動，例如指向免費試用的鏈接，邀請註冊演示或推廣新電子書或白皮書:::::::

從[日期]到[日期]，我將參加/參加[事件]. 因此，我將無法立即回答您.

如果您的消息緊急，請與我們的團隊[部門/服務]聯繫以下地址：[電子郵件地址]，它將能夠為您提供幫助.

如果您想嘗試我們的新/新產品，請訪問我們的網站並註冊免費試用[鏈接到免費試用的URL].

我感謝您的消息.

我目前不休假. 我將回到[日期]，在我缺席的情況下我將無法訪問我的電子郵件.

如果您的消息緊急，請聯繫以下地址或電話號碼：[電子郵件地址/電話號碼]很樂意為您提供幫助. 返回時我會回答所有其他電子郵件.

但是，您諮詢了我們的白皮書 ? 它提供了許多有關[指示白皮書主題的有用信息]. 您可以在此處訪問：[鏈接到白皮書的URL].

如何在Outlook和Gmail中配置自動響應?

外表

1. 選擇 文件 > 自動響應（缺席，辭職） .

2. 點擊 發送自動響應.

2. 點擊自動答案.

3. 選擇希望發送信息的日期海灘，並指出您是否想為您的內部同事和企業以外的人發送不同的版本.

4. 點擊 好的 保存設置.

Gmail

1. 選擇 設定 > 查看所有參數.

2. 在“常規”選項卡上，滾動直到 自動回复.

3. 選擇 激活的自動響應.

4. 寫信後，您可以決定要播放的日期以及您要發送的人.

5. 點擊 保存更改.